Der Normentwurf DIN 5008 vom April 2019

• Formulare und Checklisten
• Präsentationen
• Protokoll
• Dateiablage
• Geschäftsvordrucke und Handelspapiere
• Schreiben zu besonderen Anlässen

1 Neue oder erweiterte Schreibregeln

1.1 Geschützte Leerzeichen

• Wenn Sie verhindern wollen, dass Textteile in der Randzone getrennt werden, geben Sie durch Strg + Umschalter + Leerzeichen ein „geschütztes Leerzeichen“ ein. Dadurch verhindern Sie den Zeilenumbruch zwischen den Textteilen. 
• Die nachstehenden Beispiele zeigen, in welchen Fällen geschützte Leerzeichen einzugeben sind. Ein geschütztes Leerzeichen ist durch dieses Zeichen ° gekennzeichnet. Es muss bei der Texterfassung nicht erzeugt werden, d. h., es wird nur angezeigt.

1.2 Neue Bezeichnungen anstelle der Bezeichnung "Mittestrich"

1.3 Bindestrich

• Der Bindestrich verbindet oder gliedert Wortzusammensetzungen oder Zusammensetzungen mit einzelnen Buchstaben, Ziffern oder Abkürzungen. Er wird mit einem Kurzstrich geschrieben und als „geschützter“ Bindestrich eingegeben.

1.4 IBAN (International Bank Account Number)

• Internationale Bankleitzahlen (IBAN) gliedern Sie von links nach rechts in Vierergruppen. Davor steht IBAN. Die IBAN ist in den einzelnen Ländern unterschiedlich lang. Darum wurde diese Regelung gewählt. 
• Die Gliederung der IBAN richtet sich nach ISO 13616-1 und EBS 204.

1.5 Numerische Kalenderdaten in aufsteigender Form

• In Schreiben an inländische Empfänger dürfen Sie das Datum auch in der Reihenfolge Tag, Monat und Jahr gliedern. Das ist nun die offizielle Begründung für die in der Praxis übliche Form des Kalenderdatums. Die absteigende Form der Datumschreibung Jahr, Monat und Tag gilt weiterhin. Innerhalb eines Briefes oder Textes sollten Sie aber nur eine Form der Datumschreibung anwenden.

1.6 Schrägstrich

• Vor und nach dem Schrägstrich entfallen die Leerzeichen. Es besteht auch die Möglichkeit, in der Zusammenfassung von Wortgruppen vor und nach dem Schrägstrich ein Leerzeichen einzugeben.

1.7 &-Zeichen

• Das Zeichen & wurde bisher nur in Firmenbezeichnungen verwendet. Inzwischen wird das &-Zeichen auch in anderen Fällen benutzt. Darum wurden die Beispiele erweitert.

1.8 Worttrennung (Trennstrich)

• Die Worttrennung nimmt das Textverarbeitungsprogramm am Zeilenende automatisch vor.
• Manchmal unterbreitet das Textverarbeitungsprogramm keinen Trennvorschlag oder einen fehlerhaften Trennvorschlag. Ist das der Fall, geben Sie den Trennstrich manuell ein.
• Wenn Sie einen Worttrennstrich (harter Trennstrich) eingeben, bleibt dieser nach Textveränderungen erhalten. Um zu erreichen, dass der Worttrennstrich nach Textveränderungen nicht mehr sichtbar ist, geben Sie einen „bedingten Trennstrich“ ein.

1.9 Zahlengliederung

• Zahlen mit mehr als vier Stellen sollten Sie durch je ein geschütztes Leerzeichen von rechts nach links in dreistellige Gruppen gliedern, in Dezimalstellen dreistellig links und rechts des Kommas.
• Währungsbeträge sollten Sie aus Sicherheitsgründen nach jeder dritten Stelle von rechts nach links durch einen Punkt gliedern.

1.10 Zeitdauer

• Die Zeitdauer in Stunden und Minuten gliedern Sie durch einen Doppelpunkt. Hundertstel Sekunden trennen sie als Dezimaleinheit durch ein Komma ab.

2 Neue Gestaltungsregeln

2.1 Tabellen mit Text

• Tabellen können Sie auch für Aufstellungen, Listen, Übersichten, Gegenüberstellungen und Vergleiche verwenden.
• Die Anordnung der Text- und Grafikelemente sollte den Vorgaben des Unternehmens entsprechen (z. B. Corporate Design) und konsequent eingehalten werden.
• Zeilenabstände, Einzüge, grafische Elemente (z. B. horizontale und vertikale Linien), Farben, Zeichenformatierungen und abgestufte Schattierungen dürfen Sie für eine gute optische Darstellung der Tabelle nutzen.
• Texte innerhalb der Felder richten Sie linksbündig aus. Alle ersten Zeilen in den Spalten beginnen Sie oben links im Feld.
• Einzelne Wörter, kurze Inhalte oder gleichlange Zahlen innerhalb einer Spalte können Sie horizontal und vertikal zentrieren. Eventuell bietet sich auch eine rechtsbündige Anordnung an. Unterschiedlich lange Zahlenkolonnen richten Sie rechtsbündig aus.
• Schriftgröße und Schriftart hängen von der Textmenge ab. Eine Schriftgröße von 8 Pt. sollte nicht unterschritten werden. Serifenlose Schriftarten sollten Sie bevorzugen.
• Aufzählungs- oder Nummerierungszeichen dürfen Sie verwenden.

2.2 Formulare und Checklisten

• Durch Formulare und Checklisten rationalisieren Sie die Büroarbeit. Sie fördern den Informationsfluss und gewährleisten eine gleiche Bearbeitung. Es ist sinnvoll, Formulare und Checklisten in Tabellenform zu erstellen.
• Checklisten eignen sich für wiederkehrende, komplexe Aufgaben. Die Leitwörter müssen vollständig, inhaltlich zusammenhängend und chronologisch geordnet sein.
• Vor dem Erstellen von Formularen oder Checklisten ist zu überlegen, welche Funktionen (z. B. Formularfelder mit und ohne rechnende und logische Funktionen) benötigt werden.
• Formulare und Checklisten sollten den Namen des Urhebers (Unternehmen, Institution, Behörde usw.) tragen und eine aussagekräftige Überschrift haben. Es sollte das Format A4 verwendet werden.
• Der Aufbau von Formularen und Checklisten richtet sich nach dem Zweck. Sie sollten vollständig, ablaufgerecht, eingabegerecht, verständlich und behandlungsgerecht sein. 
• Zwischen Online- und Offline-Formularen müssen Sie unterscheiden. 
• Online-Formulare werden mit der Software am Bildschirm erstellt, ausgefüllt, bearbeitet, verarbeitet und elektronisch versandt. 
• Offline-Formulare werden ebenfalls mit der Software erstellt, gespeichert und ausgedruckt. Um das Formular einfach mit der Hand ausfüllen zu können, sollten beim Erstellen waagerechte Hilfslinien eingesetzt werden. 
• In Formularen und Checklisten steht der Leittext über dem Schreibtext oder der Leittext links vor dem Schreibtext. Das bedeutet, dass die Leitwörter über den einzufügenden Angaben oder links vor den einzufügenden Angaben stehen. Die Länge des Feldes für das Leitwort und den Einfügetext richtet sich nach dem längsten Wort. 
• Alle Leitwörter sind verständlich zu formulieren. Abkürzungen sollten Sie vermeiden.

Ihr Autor

Karl Wilhelm Henke war 42 Jahre lang Lehrer an einem kaufmännischen Berufskolleg und ist Autor von rund 100 Lehrwerken für Text- und Informationsverarbeitung, moderne Korrespondenz, Deutsch und Kurzschrift.
Außerdem ist er Herausgeber der Zeitschriften „Theorie und Praxis der Textverarbeitung“ und „Winklers Illustrierte“ sowie Fachberater für Textverarbeitung und Mitarbeiter im Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen – Arbeitsausschuss Textverarbeitung im Deutschen Institut für Normung e. V. (DIN).

www.karl-wilhelm-henke.de