Bevor die Bilanz als Teil des
Jahresabschlusses aufgestellt werden kann, sind die Salden auf den
Bestandskonten der Buchführung, die sog. Buchbestände, mit den Istbeständen des Inventars abzustimmen. Das ist notwendig, weil sich in den zumeist umfangreichen Buchungen Fehler einschleichen können (Buchungs-, Additions-, Subtraktionsfehler, Fehler durch Buchen auf falsche Konten, usw.), und weil die
Bewertung der tatsächlichen Bestände am Jahresende von den Buchwerten der Buchbestände abweichen können. Diese Abstimmung geschieht in der sog. Abschlussübersicht, in der auch der Jahresabschluss – z. B. durch die Um-buchungen von Unterkonten auf übergeordnete Konten und die noch nicht vollzogenen Abgrenzungsbuchungen - vorbereitet wird (Probeabschluss). Die Abschlussübersicht wird auch Hauptabschlussübersicht, Betriebsübersicht oder Abschlusstabelle genannt und ist in der Regel in sechs Spalten gegliedert (Summenbilanz, Saldenbilanz I, Umbuchungen, Saldenbilanz II, Schluss- oder Inventurbilanz, Gewinn und Verlustrechnung). Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gehört die Abschlussübersicht zu den Unterlagen, die der buchführungspflichtige Kaufmann dem Finanzamt vorzulegen hat.