Die GoBD bestätigen die bestehenden Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Sie greifen die aktuellen DV-Buchführungsstandards auf, regeln die Aufbewahrung elektronischer Daten sowie den elektronischen Datenzugriff der Finanzbehörden bei Außenprüfungen. In weiten Teilen beziehen sich die Inhalte auf das Führen von Büchern/Aufzeichnungen in elektronischer Form. Beispielhaft wird das anhand der „Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle“ deutlich, in denen die allgemeinen GoB mit „elektronischer“ Unterstützung wiederholt werden.
So heißt es in den GoBD, RZ 82, Seite 19:
„Der Steuerpflichtige hat organisatorisch und technisch sicherzustellen, dass die elektronischen Buchungen und sonst erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen voll-ständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 146 Absatz 1 Satz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB). Jede Buchung oder Aufzeichnung muss im Zusammenhang mit einem Beleg stehen (BFH-Urteil vom 24. Juni 1997, BStBl II 1998 S. 51).“Belege spielen nach wie vor eine entscheidende Rolle, wenn es um die Beweiskraft der Buchführung geht. Werden Belege nicht in Papierform, sondern elektronisch übermittelt, muss der Steuerpflichtige nachweisen, dass er das elektronische Ver-fahren ordnungsgemäß handhabt. Dazu zählt der Nachweis, dass die erfassten Daten vollständig gespeichert sind, nicht mehr verändert werden können und stets lesbar bleiben.
Beispiel:Eine Rechnung wird in PDF-Format im Anhang einer E-Mail übermittelt. Der Rechnungsempfänger archiviert diese Rechnung auf der Festplatte seines PCs.
Die Grundsätze der Nachprüfbarkeit und Unveränderbarkeit von Belegen ist hiermit nicht gegeben, da die auf einer „normalen“ Festplatte gespeicherten Daten geändert oder gelöscht werden können. Der Rechnungsempfänger benötigt ein separates Speichersystem. Ein Papierausdruck der Rechnung reicht als „Ersatz“ für den elektronischen Beleg nicht aus.
In den GoBD sind die Punkte „Internes Kontrollsystem (IKS)“, „Datensicherheit“, „Datenaufbewahrung“ und „Datenzugriff“ deutlich auf ihre elektronische Handhabung ausgerichtet und mit Beispielen unterlegt.
Zum
internen Kontrollsystem heißt es auf den Seiten 22/23 unter RZ 100:
„Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO (siehe unter 3.) hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Hierzu gehören beispielsweise - Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, auf Basis entsprechender Zugangs- und Zugriffsberechtigungskonzepte (z. B. spezifische Zugangs- und Zugriffsberechtigungen),
- Funktionstrennungen,
- Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen),
- Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe,
- Verarbeitungskontrollen,
- Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.“
Die Hinweise zur Datensicherheit beschränken sich im Wesentlichen auf folgende Aussagen (vgl. GoBD, RZ 103 bis 105, Seite 23):
„103 Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen.104 Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig.105 Beispiel 6:Unternehmer überschreibt unwiderruflich die Finanzbuchhaltungsdaten des Vorjahres mit den Daten des laufenden Jahres.“
Das Kapitel „
Datenaufbewahrung“ wiederholt die in den allgemeinen GoB enthaltenen Regeln und vertieft sie. Dazu folgender Auszüge aus den GoBD:
RZ 119, Seite 25:
„Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.“RZ 130, Seite 28:
„Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst (scannen), ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.“RZ 140, Seite 30:
„Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.“